Une collectivité locale dans le Grand Est comptant environ 5000 habitants a fait un grand pas en avant dans sa transition numérique en abandonnant le circuit de papier pour certains de ses processus grâce à la numérisation des documents entrants et la mise en place de flux de travail. Une démarche extrêmement déterminante puisque désormais l’objectif est d’étendre sa stratégie de dématérialisation à l’ensemble de ses services.                    
L’enjeu était de taille. Il fallait non seulement réduire les temps de réception, de traitement, de distribution, d’archivage des courriers entrants, ainsi que les délais de réponse aux usagers, mais aussi s’aligner sur les directives gouvernementales sur la qualité des services (Charte Marianne).

De plus, il était important d’améliorer le travail collaboratif en assurant la traçabilité des documents entrants et en éliminant les risques de perte, tout en accélérant le processus de validation des courriers sortants. 

Les bénéfices de la solution mise en place sont nombreux. Un gain de temps dans le traitement et le partage de l’information, la solution permet de faciliter la communication entre les services administratifs. Elle est pleinement adoptée par les utilisateurs afin qu’ils n’aient plus à se déplacer pour trouver des informations. Le suivi des documents se fait en temps réel dans le flux de travail et l’amélioration de la traçabilité est assurée car la solution permet de générer une preuve de livraison pour chaque courrier.

Le nouveau processus numérique a permis de réduire la consommation de papier de 25%.

De plus la mise en œuvre de la solution en cloud était rapide – accessibilité à la version la plus récente sans effort.